Che cos'è un sollecito di pagamento
Il sollecito di pagamento è la comunicazione con cui il creditore ricorda al cliente che una fattura è scaduta e non risulta saldata. Non è un atto giudiziario: è il primo passo, di natura commerciale, di un percorso che può arrivare fino alla messa in mora e al recupero legale.
La sua utilità sta nella tempestività e nella costanza. Un credito seguito fin dal primo giorno di ritardo ha probabilità di incasso molto più alte di uno lasciato fermo per mesi, quando il cliente ha già impegnato altrove la liquidità.
Quando inviarlo: una scaletta realistica
Nessuna norma fissa i tempi. Questa progressione funziona bene per PMI, studi professionali e partite IVA:
- 3–7 giorni dalla scadenza — promemoria cordiale via email: numero fattura, importo, IBAN, richiesta di conferma.
- 15 giorni — secondo sollecito, tono più fermo, richiamo agli interessi di mora e proposta di piano di rientro.
- 30 giorni — sollecito formale, preferibilmente con PEC o raccomandata, con termine esplicito per il pagamento.
- Oltre 45–60 giorni — messa in mora e valutazione del recupero legale o della transazione a saldo e stralcio.
Cosa deve contenere
Un sollecito completo permette al cliente di pagare senza doverti richiamare:
- dati completi del creditore e del debitore;
- numero, data e importo di ogni fattura scaduta, con i giorni di ritardo;
- totale dovuto, distinto da eventuali interessi;
- coordinate di pagamento e causale da usare;
- un termine chiaro entro cui pagare o rispondere;
- l'indicazione di cosa accadrà se il termine scade;
- firma del titolare o del legale rappresentante.
Struttura di un sollecito
Uno schema neutro, da adattare al proprio tono e al rapporto con il cliente:
Oggetto: Sollecito di pagamento — fattura n. ___ del __/__/____
Spettabile [Cliente],
dalle nostre scritture contabili risulta non ancora saldata la fattura n. ___ del __/__/____, di importo pari a € ______, scaduta il __/__/____.
La invitiamo a provvedere al pagamento entro il __/__/____ mediante bonifico sul conto IBAN ______________, indicando come causale il numero della fattura.
Qualora il pagamento fosse già stato eseguito, La preghiamo di trasmetterci la contabile e di considerare la presente come non inviata.
Distinti saluti,
[Nome e cognome del firmatario]
Con quale canale inviarlo
La scelta del canale non è solo pratica: determina se avrai una prova utilizzabile. L'email ordinaria è veloce e adatta ai primi contatti, ma non dimostra che il messaggio sia stato ricevuto. La PEC e la raccomandata A/R producono una ricevuta opponibile e sono la scelta corretta quando il sollecito deve anche interrompere la prescrizione.
Un errore frequente è inserire la formula interruttiva in una email ordinaria: la frase resta, l'effetto no.
Errori che costano incassi
- aspettare mesi prima del primo contatto;
- inviare solleciti senza tenerne traccia, e non sapere più cosa è stato mandato;
- sbagliare importi o riferimenti fattura, offrendo un pretesto per rinviare;
- passare subito a un tono aggressivo con clienti storici e recuperabili;
- perdere di vista il termine di prescrizione mentre si continua a sollecitare.
Domande frequenti
- Dopo quanti giorni si invia un sollecito di pagamento?
- Non esiste un termine di legge. Nella pratica il primo sollecito parte pochi giorni dopo la scadenza della fattura, quando il ritardo può ancora essere una dimenticanza; i successivi seguono a intervalli regolari, aumentando la formalità del tono e del canale.
- Il sollecito di pagamento interrompe la prescrizione?
- Solo se contiene una richiesta scritta di adempimento e se si può dimostrare che è arrivato al destinatario. Una email ordinaria, senza prova di ricezione, difficilmente regge in giudizio: per l'effetto interruttivo servono PEC o raccomandata A/R.
- Che differenza c'è tra sollecito e messa in mora?
- Il sollecito è un promemoria commerciale e punta a mantenere il rapporto. La messa in mora è un atto formale con cui si intima il pagamento entro un termine, si producono gli effetti della mora del debitore e si interrompe la prescrizione.
- Posso chiedere gli interessi di mora nel sollecito?
- Sì. Nelle transazioni commerciali fra imprese e professionisti gli interessi decorrono in genere dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di costituzione in mora. Indicarli nel sollecito rende esplicito il costo del ritardo.