Termini e Condizioni

• Fornitore: Mediabot di Karla Paola Aguero — via Valdemone 6, 90144 Palermo (PA), Italia · P.IVA: 07405120820.
• Servizio: piattaforma SaaS "Incassia" per la gestione crediti, solleciti, fatturazione elettronica e assistenza documentale a PMI, studi professionali e partite IVA.
• Utente: azienda / professionista che registra un account e utilizza il Servizio.
• Organizzazione: entità (P.IVA/CF) associata all'account dell'Utente.
• Crediti: unità prepagate consumate dalle funzionalità a costo (AI, comunicazioni outbound, import massivi).

Il Fornitore mette a disposizione un'infrastruttura SaaS accessibile via web per: import di anagrafiche e fatture, gestione scadenze e solleciti, invio comunicazioni tramite le credenziali dell'Utente (SMTP/PEC), generazione e trasmissione di fatture elettroniche verso SDI, redazione di bozze e documenti a supporto del recupero crediti.

Il Servizio è erogato in modalità "as-a-service": non prevede consegna di software installabile né trasferimento di codice sorgente.

L'Utente registra un account fornendo dati veritieri e completi. Un singolo soggetto giuridico (P.IVA o codice fiscale) può disporre di un solo account Incassia. L'Utente è responsabile della custodia delle credenziali e delle attività effettuate tramite il proprio account, incluso l'eventuale secondo fattore (MFA).

Il Fornitore può rifiutare o sospendere una registrazione in caso di dati manifestamente errati, sospetto abuso, blacklisting antifrode o violazione delle presenti condizioni.

Le funzionalità a costo (AI, invio comunicazioni, import massivi, operazioni documentali) consumano crediti prepagati acquistabili tramite i pacchetti disponibili in area riservata. I pagamenti sono gestiti tramite provider esterni (attualmente Stripe); l'Utente autorizza il Fornitore a trattare i dati necessari alla transazione tramite tali provider.

Il prezzo dei pacchetti, la conversione crediti/operazione e le eventuali promozioni sono pubblicati in-app. Il consumo dei crediti è registrato in modo puntuale e tracciabile.

Per gli acquisti di crediti e di eventuali servizi accessori, il Fornitore emette fattura elettronica in nome proprio (emittente: Mediabot di Karla Paola Aguero) e la trasmette al Sistema di Interscambio (SDI) tramite intermediario abilitato (Invoicetronic).

• L'Utente fornisce dati fiscali corretti (P.IVA, codice destinatario SDI o PEC). Errori nei dati possono comportare scarti SDI a carico dell'Utente.
• La copia XML/PDF resa disponibile nell'area riservata costituisce il documento fiscale ai fini di legge.
• Il Fornitore conserva le fatture elettroniche per il periodo di legge (10 anni), a norma della vigente normativa italiana.
• Le fatture emesse da Utenti verso i propri clienti tramite Incassia sono a nome dell'Utente stesso: il Fornitore agisce come mero strumento tecnico.

Trattandosi di contratto B2B tra professionisti, non si applica il diritto di recesso ex artt. 52-59 D.Lgs. 206/2005. I crediti acquistati sono organizzati in lotti con eventuale data di scadenza indicata al momento dell'acquisto, in funzione del pacchetto scelto (perpetuo, 30 giorni, 90 giorni, 12 mesi, ecc.). La scadenza di ciascun lotto è immutabile una volta emesso il lotto e non può essere prorogata su richiesta. La durata di validità di un pacchetto crediti è definita in fase di creazione del pacchetto ed è a sua volta immutabile: eventuali modifiche richiedono la pubblicazione di un nuovo pacchetto.

Il sistema consuma i crediti secondo logica FIFO per scadenza: vengono utilizzati per primi i lotti con scadenza più vicina, poi quelli con scadenza successiva, e per ultimi i lotti perpetui. I crediti non consumati entro la data di scadenza del lotto vengono automaticamente azzerati e un'apposita notifica in-app avvisa l'Utente. Nessun rimborso in denaro o in crediti è dovuto in relazione a: (i) crediti scaduti; (ii) crediti non utilizzati; (iii) chiusura dell'account da parte dell'Utente; (iv) sospensione o cessazione del contratto ex art. 12. In caso di malfunzionamento tecnico su una singola operazione già iniziata (es. provider AI che non risponde entro il timeout), il sistema esegue automaticamente il rilascio dei crediti prenotati sui lotti di origine — questa operazione tecnica non costituisce «rimborso» nel senso del presente articolo, ma la mera annullazione di un consumo mai perfezionatosi.

Operazioni annullate o disfatte su iniziativa dell'Utente. I crediti consumati da un'operazione andata a buon fine — importazione di un prospetto o di un file, generazione di un contenuto con AI, invio di una comunicazione, caricamento o elaborazione di un documento, analisi automatica — si intendono definitivamente acquisiti nel momento in cui l'operazione è stata erogata. Il successivo annullamento di un'importazione, l'eliminazione dei crediti (fatture, proforma, note di credito) importati o la cancellazione dei documenti prodotti non danno luogo ad alcun rimborso, riaccredito o storno, né in denaro né in crediti: il servizio è stato comunque prestato e il relativo costo resta a carico dell'Utente. Una nuova importazione degli stessi dati costituisce una nuova operazione e comporta un nuovo consumo di crediti. Resta ferma l'unica eccezione prevista al capoverso precedente, ossia il rilascio automatico dei crediti meramente prenotati su operazioni mai perfezionatesi per errore tecnico.

Acquisizione retroattiva dei messaggi email (arretrato). Quando l'Utente collega una casella email al Servizio, sceglie da quale momento il Servizio deve iniziare a leggere i messaggi: solo i messaggi in arrivo da quel momento, gli ultimi N giorni (da 1 a 365) oppure l'intero archivio della cartella indicata. La scelta è libera e resta di esclusiva responsabilità dell'Utente: l'elaborazione dei messaggi arretrati genera importazioni ed elaborazioni a tutti gli effetti e consuma crediti secondo il listino vigente, anche quando riguarda documenti già presenti o non più attuali. Il Fornitore raccomanda la modalità «da oggi in poi» e non risponde del consumo di crediti, dei tempi di smaltimento né del volume di batch generati da una finestra retroattiva ampia scelta dall'Utente. L'Utente può in qualsiasi momento spostare in avanti il punto di partenza («Riparti da adesso»); l'operazione non è retroattiva e non dà luogo ad alcun rimborso dei crediti già consumati. Per la casella PEC destinata alle ricevute e alle risposte dei destinatari valgono le stesse regole con un limite più stretto: alla prima attivazione il Servizio legge solo i messaggi degli ultimi giorni indicati dall'Utente (da 1 a 90, valore predefinito 7) e, in seguito, unicamente i messaggi nuovi; anche qui è disponibile «Riparti da adesso», con i medesimi effetti non retroattivi. In nessun caso il Servizio cancella, sposta o marca come letti i messaggi presenti sul server di posta dell'Utente.

Sospensione della casella «Corrispondenza clienti» e ripresa limitata. L'acquisizione automatica delle risposte dei clienti è una funzione compresa nello sblocco UNLOCK. Alla cessazione o alla scadenza del piano il Servizio sospende automaticamente l'acquisizione: la configurazione della casella e i messaggi già acquisiti restano disponibili, ma nessun nuovo messaggio viene letto per tutto il periodo di sospensione. Al ripristino del piano l'acquisizione riprende automaticamente e recupera al massimo i messaggi degli ultimi 7 giorni, anche quando la sospensione è durata più a lungo: i messaggi anteriori a tale finestra non vengono acquisiti e restano disponibili unicamente nella casella di posta dell'Utente, cui compete ogni verifica. Il Fornitore non risponde della mancata acquisizione, della mancata lettura o del mancato riscontro dei messaggi ricevuti durante la sospensione o anteriori alla finestra di recupero, né delle conseguenze che ne derivino, compresa la perdita di elementi utili alla gestione del credito.

Eventuali richieste di rettifica di fattura devono essere inoltrate entro 15 giorni dall'emissione tramite i canali di supporto in-app.

Il Servizio consente all'Utente di inviare email e PEC tramite le credenziali SMTP/PEC configurate dall'Utente stesso. Le comunicazioni transitano quindi per i provider dell'Utente e ne portano l'identità di mittente: il Fornitore agisce come mero strumento tecnico di composizione e invio.

L'Utente è responsabile del contenuto e della liceità di ogni comunicazione inviata, del rispetto delle norme applicabili (privacy, correttezza professionale, deontologia) e della configurazione corretta dei provider.

Nota tecnica in calce ai documenti. Ogni PDF generato dal Servizio — compreso quello predisposto per la firma digitale e per l'invio come allegato — riporta in calce una nota tecnica contenente il riferimento interno, il tipo di documento, la data di generazione, l'indicazione che il documento non è firmato da Incassia e il nome del Fornitore come collegamento al sito. Tale nota non è rimovibile né disattivabile: non incide sul contenuto né sulla validità dell'atto, che resta imputabile esclusivamente all'Utente mittente. La medesima nota è inclusa per impostazione predefinita anche nel corpo dei messaggi email e PEC e può essere disattivata dall'Utente in Impostazioni → Email.

Ricevute PEC — valore probatorio. Per gli invii tramite PEC, le ricevute di accettazione e avvenuta consegna (nonché le eventuali ricevute di errore o mancata consegna) sono generate dai gestori PEC e recapitate nella casella PEC dell'Utente. Il Servizio ne acquisisce automaticamente lo stato tramite il poller IMAP e conserva una copia di servizio (file daticert.xmle, quando tecnicamente disponibile, l'.eml integrale firmato) per finalità di tracciamento e consultazione all'interno della piattaforma. Tale copia non sostituiscel'archivio della casella PEC del mittente ai fini della piena valenza probatoria prevista dall'art. 48 D.Lgs. 82/2005 (CAD) e dalla normativa vigente: l'Utente è tenuto a custodire le ricevute PEC originali nella propria casella (o in un sistema di conservazione a norma) secondo i termini di legge applicabili.

Il Servizio offre strumenti di supporto documentale (bozze di sollecito, promemoria, testi standard per diffide, wizard di analisi documentale, riepiloghi normativi). Tali funzionalità non costituiscono consulenza legale né assistenza legale professionale ai sensi del D.L. 1/2012 e delle norme deontologiche forensi, e non sostituiscono in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'albo o di altro professionista abilitato.

Per attività riservate ad avvocati o commercialisti l'Utente si rivolge ai propri professionisti di fiducia. Il Fornitore declina ogni responsabilità sull'uso improprio del materiale generato.

Il Servizio applica, per la stima della prescrizione delle somme oggetto di sollecito, i termini generali del Codice Civile e del D.Lgs. 122/2005, incluse le regole di sospensione e interruzione. Le date e i bucket di prescrizione mostrati in-app sono stime indicative calcolate a partire dai dati (fatture, atti, comunicazioni, classificazioni del credito) inseriti o classificati dall'Utente.

Il Servizio è disponibile in una versione base gratuita e in una versione Premium. L'attivazione della versione Premium può avvenire mediante l'acquisto di un pacchetto UNLOCK di durata annuale (12 mesi dalla data di attivazione dell'ordine).

Al momento della registrazione può essere reso disponibile un periodo di prova gratuito con funzionalità Premium sbloccate e un eventuale accredito di crediti bonus. L'attivazione, la durata e l'entità del bonus sono determinati dal Fornitore e resi noti all'Utente tramite notifica in-app al primo accesso; non costituiscono un diritto contrattuale e possono essere modificati o revocati a discrezione del Fornitore per le nuove registrazioni, ferma restando la validità del trial già assegnato fino alla sua scadenza naturale.

Rinnovo dell'UNLOCK: non è previsto alcun rinnovo automatico né addebito ricorrente. Un nuovo acquisto effettuato durante un periodo Premium ancora attivo prolunga cumulativamente la scadenza di ulteriori 12 mesi.

Assenza di rimborso per cancellazione anticipata: l'UNLOCK Premium è un servizio digitale con esecuzione immediata a seguito dell'ordine. Confermando l'acquisto in Stripe Checkout l'Utente presta consenso espresso all'immediata erogazione e rinuncia al diritto di recesso ai sensi dell'art. 59, lett. o), D.Lgs. 6 settembre 2005 n. 206 (per i soggetti consumatori); clausola comunque non applicabile nei rapporti B2B. Non è previsto alcun rimborso, totale o parziale, in caso di cancellazione, disattivazione o mancato utilizzo del Servizio prima della scadenza dei 12 mesi. L'Utente ha avuto modo di valutare tutte le funzionalità Premium durante il periodo di prova gratuito, se attivo, prima di effettuare l'acquisto.

Personale e profili (multi-utente): la gestione dei collaboratori dell'organizzazione — invito di nuove persone, creazione e modifica dei profili di permessi, assegnazione del portafoglio clienti — è compresa nello sblocco UNLOCK ed è soggetta a un numero massimo di persone per organizzazione (posti), stabilito dal Fornitore e visibile in Impostazioni → Personale; ai fini del conteggio i posti comprendono sia le persone già presenti sia gli inviti non ancora accettati e non scaduti. Alla scadenza o cessazione del piano nessun collaboratore viene rimosso o disattivato: le persone già presenti continuano ad accedere con i permessi assegnati e i dati restano consultabili, mentre vengono sospese le sole operazioni di gestione (nuovi inviti, modifica di profili e permessi, variazione del portafoglio clienti, generazione di nuove password temporanee) fino al ripristino del piano. La gestione del personale non consuma crediti. Resta onere esclusivo dell'Utente revocare tempestivamente gli accessi dei collaboratori che cessano di operare per suo conto.

I crediti prepagati (top-up per AI, PEC e altre funzionalità a consumo) sono disciplinati separatamente al § 15 e non sono rimborsabili una volta accreditati.

• Utilizzare il Servizio in modo lecito e conforme alla normativa vigente.
• Non caricare contenuti illeciti, offensivi o di titolarità di terzi senza diritto.
• Rispettare la normativa privacy (GDPR) verso i propri clienti finali e disporre di idonea base giuridica.
• Non tentare scraping massivo, reverse engineering, framing non autorizzato o attacchi all'infrastruttura.
• Non utilizzare bot, script automatizzati o strumenti di accesso non autorizzati.
• Non sovraccaricare intenzionalmente l'infrastruttura del Servizio.
• Custodire le proprie credenziali e attivare il secondo fattore (MFA) laddove disponibile.

L'Utente agisce quale Titolare del trattamento dei dati personali dei propri clienti finali. Il Fornitore opera quale Responsabile del trattamento, limitatamente alle attività tecniche necessarie all'erogazione del Servizio. La disciplina di dettaglio è nella Privacy Policy. L'Utente garantisce di avere idonea base giuridica per il trattamento dei dati caricati.

La piattaforma, il codice, i marchi, i loghi, le interfacce, i template e la documentazione sono di titolarità del Fornitore o dei rispettivi licenzianti. All'Utente è concessa una licenza limitata, non esclusiva, non cedibile, all'uso del Servizio per la durata del contratto. I dati caricati dall'Utente restano di titolarità dell'Utente.

A fini di supporto tecnico e sviluppo, il super-amministratore del Fornitore può accedere in modalità "impersonation" alle sole organizzazioni marcate come test(test account). Le organizzazioni di produzione degli Utenti sono protette a livello di database da tale accesso in scrittura. L'audit trail conserva sempre l'identità reale del super-amministratore.

Il Fornitore può sospendere o cessare il Servizio in caso di violazioni gravi, mancato pagamento, uso abusivo, richiesta di autorità competenti, o al termine del ciclo di vita del prodotto con preavviso ragionevole. All'Utente resta la facoltà di esportare i propri dati nei formati resi disponibili in-app.

I file caricati (PDF, scansioni, CSV/XML, allegati legali) e i documenti generati sono soggetti a policy di retention configurabili a livello di organizzazione. Alla scadenza i file vengono cancellati dallo storage; restano conservati i dati estratti (righe fattura, anagrafiche) e i log di audit per il tempo necessario alle finalità e agli obblighi di legge. Il "legal hold" blocca la cancellazione per i fascicoli in corso.

Nei limiti massimi consentiti dalla legge, il Fornitore risponde solo di danni diretti, prevedibili e imputabili a dolo o colpa grave, fino a un massimo pari ai corrispettivi effettivamente pagati dall'Utente nei 12 mesi precedenti l'evento. Sono escluse responsabilità per lucro cessante, perdita di dati derivante da mancato backup lato Utente, danni indiretti o conseguenziali.

Il Fornitore non risponde di inadempimenti dovuti a eventi fuori dal proprio controllo (guasti di provider terzi, attacchi informatici, provvedimenti dell'autorità, calamità, indisponibilità di rete SDI/PEC).

Il Fornitore adotta misure ragionevoli di backup e ripristino tramite i propri sub-processor (Supabase, Cloudflare). Non è garantita una disponibilità del 100%: eventuali SLA specifici sono definiti per iscritto solo per piani che li prevedono espressamente.

Il Fornitore può aggiornare i presenti Termini per adeguamenti normativi, tecnici o commerciali. Le modifiche sono comunicate in-app e/o via email. In caso di modifiche materiali sarà richiesta una nuova accettazione; il proseguimento dell'utilizzo senza accettazione entro il termine indicato equivale a recesso.

In conformità al Regolamento (UE) 2024/1689 ("AI Act"), il Fornitore adotta misure di trasparenza per le funzionalità di intelligenza artificiale integrate nel Servizio. Il Fornitore agisce in qualità di deployer ai sensi dell'art. 3, punto 4 del Regolamento.

Il sistema è classificato come sistema di IA a rischio limitato (Capo IV del Regolamento). Nessuna funzionalità rientra tra i sistemi ad alto rischio dell'Allegato III, né tra le pratiche vietate dell'art. 5.

Modelli e provider utilizzati: il Servizio integra modelli di IA di scopo generale attraverso un sistema a cascade con failover automatico. I sub-responsabili del trattamento attualmente configurati, nell'ordine di priorità, sono: OpenAI Ireland Ltd. (provider primario per chat e trascrizione), Anthropic PBC (fallback 1), Google Ireland Ltd. — modelli Gemini (fallback 2) e Lovable AI Gateway (fallback finale, che a sua volta instrada verso i medesimi fornitori upstream). Tutti i trasferimenti extra-UE sono coperti da DPA e Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea (SCC). L'ordine di cascade e i modelli specifici per ciascuna funzione sono pubblicati e aggiornati nella pagina di disclosure AI. Eventuali modifiche all'elenco dei sub-responsabili saranno comunicate preventivamente agli Utenti.

Obblighi dell'Utente: l'Utente non può utilizzare il Servizio per pratiche vietate dall'art. 5 (manipolazione subliminale, social scoring, categorizzazione biometrica su caratteristiche sensibili, ecc.), né estendere l'uso a decisioni automatizzate su persone fisiche senza le tutele di legge.

Governance e audit: il Fornitore mantiene un registro dei sistemi AI (ai_systems_registry) e un audit trail delle chiamate AI (retention 180 giorni) senza contenuto personale non necessario. Le misure sono riviste periodicamente in caso di aggiornamento del Regolamento o dei modelli.

Le clausole su proprietà intellettuale, limitazione di responsabilità, protezione dei dati, obblighi post-cessazione e legge applicabile sopravvivono alla cessazione del contratto.

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Palermo, fatta salva l'inderogabile competenza di legge.

• Titolare: Mediabot di Karla Paola Aguero
• PEC: mediabot@pec.it
• Email: contatto@mediabot.it